Articolo del Mese - Dicembre 2019

E se il Design Sprint fosse il nuovo asso nella manica? Come risolvere grandi problemi e testare nuove idee

by James Hobart

Si chiama Design Sprint, un metodo per accelerare la progettazione e lo sviluppo dei prodotti, riducendo al contempo i rischi. Uno sguardo rapido nel futuro per vedere il tuo prodotto finito e le reazioni dei clienti, prima di assumere impegni gravosi

Sviluppato nel perimetro di Google Ventures, Design Sprint permette di elaborare rapidamente un’idea di prodotto attraverso un processo “sprint” e avere una solida roadmap in una settimana invece che in mesi. Grazie a Google Ventures e a Jake Knapp, il processo è stato perfezionato e formalizzato, e poi impacchettato per un uso più ampio. Studiando il processo Design Sprint e provandolo con diversi clienti, mi sono subito reso conto che non era molto diverso dalle sessioni settimanali di "Rapid Design" che tenevamo dalla metà degli anni 90. La differenza era che era stato formalizzato il processo derivato da Ideo e da altri studi di progettazione, con l’implementazione di alcune tecniche chiave per aiutare a ridurre i tempi di discussione, consolidare le decisioni e favorire un pensiero più indipendente.

Come trovare la soluzione vincente - Ho riflettuto su una sessione di progettazione, durata una settimana nel 2005, che ho tenuto al NASA USA SpaceOps, dove vengono creati i sistemi di controllo della missione per lo Space Shuttle. La questione riguardava il modo in cui il team di lancio poteva certificare che gli attuatori del “gimbal” funzionassero correttamente negli ultimi 10 secondi del conto alla rovescia. Abbiamo esplorato tutte le idee per rendere accurato il conto alla rovescia finale del 99,99% ai fini di una decisione sì/no. Per due giorni, abbiamo vissuto sulle lavagne, esplorando idee e soluzioni. Alla fine, ci siamo allineati su un potenziale progetto. Per testarlo abbiamo usato una tecnica di test di usabilità di tipo “Flash card”. Forse, non avevamo una soluzione giusta, ma avevamo una potenziale soluzione che sicuramente meritava ulteriori approfondimenti. Si è trattato di un processo ripetibile? Sì e no. Nel corso degli anni, abbiamo tenuto molte sessioni di progettazione di una settimana e molti fattori portano al successo o al fallimento: eccone qualcuno davvero importante.

Passare rapidamente dalle idee al concetto - Forti capacità di facilitazione sono fondamentali per ottenere l’allineamento tra i manager nelle prime fasi di un Design Sprint. È una linea sottile da percorrere quando si incoraggia la collaborazione ed emergono enormi lacune nelle diverse prospettive nelle parti interessate. Un buon facilitatore farà leva su tutte le singole persone del team e impedirà ad alcune personalità forti di spingere troppo sul proprio programma, bloccando qualsiasi alternativa. Mantenere il team focalizzato sull’obiettivo, oltre a lavorare in modo coeso è un talento che ha bisogno di più di una sceneggiatura o di un processo. Una forte facilitazione è una capacità che cresce nel tempo con la pratica, la riflessione e il perfezionamento.

Allineare i manager chiave - Spesso i manager con responsabilità strategiche avranno prospettive molto diverse sugli obiettivi e sui problemi da risolvere. È fondamentale far emergere presto queste diverse prospettive e lavorare rapidamente verso l’allineamento. Una volta sono stato interpellato per aiutare a ridisegnare un’applicazione di call center per una grande società telefonica. Mentre lavoravamo sugli obiettivi, ho scoperto un forte gap tra i due manager senior che finanziavano il progetto. Uno si focalizzava sul dare una grande customer experience alle persone che si rivolgevano al call center, mentre l’altro non voleva che le persone chiamassero, ma che usassero il sito web. Nella sua mente, una sgradevole esperienza telefonica avrebbe cambiato il loro comportamento, evitando le chiamate e riducendo i costi del call center a lungo termine. Fino a quando non avessimo risolto questo divario e ci fossimo allineati sull’obiettivo chiave, qualsiasi ulteriore ottimizzazione del call center sarebbe stata inutile.

Concentrarsi sulle funzionalità con maggior valore di business - Concentrarsi sulle funzionalità chiave è fondamentale per il successo di un Design Sprint. Nella nostra esperienza, molti Sprint cercano di risolvere troppi problemi e non sono abbastanza concentrati per operare sulle aree critiche. È possibile mitigare questo rischio con una forte facilitazione e un solido lavoro di squadra. Una trappola comune è che il team estende l’ambito per ottenere un più ampio consenso da parte degli stakeholder chiave, e questo si traduce in troppi problemi da risolvere in pochi giorni. Se ciò accade, i detrattori all’interno dell’organizzazione spesso incolpano il processo e affermano che “le nostre cose sono troppo complicate per i Design Sprint” in modo da giustificare il ritorno al loro processo esistente. In molti casi, i responsabili di prodotto amano l’idea dei Design Sprint, in quanto si concentrano sull’ottenere funzionalità da consegnare rapidamente. In molti casi, hanno già creato soluzioni nella loro testa e il rischio è di sottovalutare altre soluzioni. Devo ancora incontrare un product manager che non mi abbia mostrato con orgoglio una roadmap di prodotto ben definita con funzionalità pianificate. Molti di loro trascorrono gran parte del loro tempo a lottare per avere tempo e denaro per implementare le funzionalità già pianificate e solo il pensiero di doverne scartare qualcuna, per il loro normale modo di lavorare, suona come un’eresia.

Sfruttare le ricerche esistenti ai fini di un rapido processo decisionale - Se si lavora in un’organizzazione matura, probabilmente si dispone di un fiorente team dedicato alla user experience, la UX, con progettisti e ricercatori. Molti ricercatori potrebbero comprensibilmente ritenere che il processo di progettazione sia “troppo veloce” o “incompleto”. Probabilmente, hanno trascorso mesi in ricerche sulle persone, in attività di architettura delle informazioni, in esercizi di design thinking e in mappe di customer journey. Come può un team di persone “non-UX” trovare una soluzione in una settimana con l’inclusione di uno o due progettisti e un prototipo da un giorno? Per affrontare questo problema molto reale, il consiglio è di includere quante più ricerche possibili nel pre-lavoro per il Design Sprint e di far leva sul personale di ricerca per aiutare con le interviste agli esperti e i test di usabilità dell’ultimo giorno. Avere a disposizione le informazioni chiave del team UX durante lo Sprint aiuterà nelle decisioni chiave e nella definizione delle priorità delle funzionalità da testare.

Convalidare il concept per un passaggio più agevole all’ingegnerizzazione - Una volta che si ha un concept su cui un team si è allineato e un prototipo da testare, è importante ottenere il feedback onesto dagli utenti reali. Dopo una settimana di lavoro, può essere molto scoraggiante scoprire che le persone non abbracciano le idee o sono confuse dal design che è stato messo insieme. È importante riconoscere e adattare il prototipo in base al feedback. La convalida degli utenti potrebbe richiedere un altro Design Sprint o, in alcuni casi, potrebbe mostrare che il progetto realizzato non è abbracciato così calorosamente come si sperava. Non è un problema: basta semplicemente dire: «Bene, ora sappiamo che a loro piace la caratteristica x e il concetto y ha bisogno di più lavoro». Non bisogna mai dimenticare che si tratta di un viaggio e che alcuni esperimenti falliranno.

Utilizzare un facilitatore esperto nel Design Sprint - Si cominciano a vedere i programmi di certificazione per i Design Sprint, come è già successo per Scrum, UX e altro. Sebbene questi programmi forniscano un livello di conoscenza di base, certamente non garantiscono risultati. Nella mia esperienza, ho incontrato project manager di grande talento ma senza certificazioni, e maestri di Scrum certificati ma che non riuscivano a mantenere i progetti in carreggiata per più di una settimana. Ho anche visto e certificato professionisti dell’usabilità che non riuscivano a progettare una via d’uscita da un sacchetto di carta. Il punto è che la certificazione crea un livello base di conoscenza, mentre i veri esperti hanno una passione per la loro area di competenza e sanno come affrontare le numerose sfumature della progettazione digitale dei prodotti.

Ammettere che non abbiamo tutte le risposte in anticipo - I Design Sprint consentono di ammettere che non abbiamo tutte le risposte in anticipo. Invece, stiamo appena iniziando con un processo collaborativo che consente ai team di allineare, prototipare e convalidare un concept in una settimana. Il concept convalidato di solito giustifica solo un investimento incrementale per iniziare a risolvere i problemi saltati nello Sprint iniziale. Di norma, si faciliteranno uno o più Sprint di follow-up per aggiungere ulteriori dettagli al design, valutando ogni settimana se sono giustificati ulteriori investimenti. A un certo punto, si disporrà di dettagli sufficienti per alimentare il ciclo di Sprint agile esistente dell’azienda senza interrompere il passaggio dalla progettazione all’ingegnerizzazione. Ogni azienda sta cercando di risolvere i problemi più rapidamente e realizzare prodotti digitali vincenti: i Design Sprint possono aiutare in questo. È giunta l’ora di iniziare. Dopotutto, si tratta solo di una settimana!

James Hobart ha presentato per Technology Transfer i seminari “Design Thinking” e “User Experience Design”