Le sfide per le organizzazioni It non sono mai state così forti e significative come in questo momento. Oggi, più che mai, tali organizzazioni rappresentano la chiave per il successo a lungo termine (o addirittura per la sopravvivenza) delle società in cui operano. I budget ridotti e le tecnologie sempre più complesse creano una pressione minore rispetto alla criticità del fatto che l'It rappresenti un forte partner per l'impresa, per l'attuazione di strategie efficaci. Un articolo della rivista Fortune concludeva che la ragione più comune degli errori del management è l'incapacità di applicare correttamente le strategie. Quindi, solamente quelle organizzazioni It che saranno in grado di trasformarsi per indirizzare le nuove realtà dell'impresa, riusciranno ad avere successo. Quelle che non saranno in grado di farlo dovranno combattere sempre di più contro fenomeni come l'outsourcing e l'autosufficienza degli utenti finali.

Mentre il vecchio ruolo dell'It è largamente obsoleto, oggi ne esiste uno nuovo, ancora più significativo e di maggior valore - l'implementazione della strategia dell'impresa. Questo nuovo ruolo richiede una trasformazione delle organizzazioni It, con lo sviluppo al loro interno di nuove competenze. Uno strumento altamente efficace, provato e potente per attuare le strategie, è costituito dall'applicazione delle Balanced Scorecard. Nella settantacinquesima edizione della Harvard Business Review (HBR), la tecnica delle Balanced Scorecard è stata definita come una delle dieci idee più importanti per il mondo delle imprese, tra quelle sviluppate nei primi settantacinque anni di vita della HBR.

Come responsabile dell'It, ritenete sia tempo che la vostra organizzazione applichi un approccio che continui a dimostrare la sua efficacia nello stabilire i compiti dell' It? Questo articolo fornisce un'indicazione su come applicare i principi utilizzati con così tanto successo dalle imprese nei confronti dell'It, in modo da consentirvi di ottenere i medesimi risultati.

Le Balanced Scorecard applicate all'It consentono alle rispettive organizzazioni di:

-    Allineare le proprie attività con la strategia dell'impresa

-    Identificare le iniziative strategiche fondamentali per realizzare la strategia

     complessiva dell'azienda

-    Stabilire un sistema di misura in grado di valutare obiettivamente le performance

     dell'organizzazione

-    Determinare obiettivi di performance tali da poterne dimostrare il raggiungimento,

     oltre a consentire di stabilire un sistema di incentivi legati alla performance,

     per i componenti dello staff It.

L'approccio alle Balanced Scorecard It inizia con lo stabilire l'ambiente appropriato di management e le responsabilità del progetto. Pertanto, è fondamentale che le attività dell'impresa supportate dall'It siano coinvolte nel processo che, a sua volta, deve essere gestito dall'intero management dell'It. Una volta stabilite queste regole per il management, l'approccio è di evidenziare i seguenti elementi fondamentali:

- Strategia chiara: indicare chiaramente le strategie dell'impresa, in modo che l'It le possa comprendere meglio. Il coinvolgimento dei rappresentanti degli altri settori dell'impresa assiste l'organizzazione It in questo processo e fornisce una solida base per andare ancora più avanti. E' necessario che l'It comprenda completamente la strategia prima di compiere un ulteriore passo.

- Mappa della strategia: il passo successivo è lo sviluppo di una mappa della strategia, ovvero di un 'modello di guida?. Questo consente alle organizzazioni It di articolare ed evidenziare le modalità con le quali verranno raggiunti gli obiettivi e forniti i risultati attesi, in termini di valore per i rispettivi utenti (nell'ambito dell'impresa), oltre a identificare i processi interni necessari per raggiungere tale valore e a indicare le professionalità e risorse necessarie per supportare tali processi. La mappa della strategia consente all'It di concentrare i dibattiti interni sulla strategia e sull'impatto delle soluzioni, invece di limitarsi alle discussioni sulla capacità dell'It di compiere determinate attività e realizzazioni.

- Misure: una volta completata la mappa della strategia, l'organizzazione It stabilisce una metrica obiettiva per misurare i propri progressi.

- Obiettivi: dopo aver determinato un insieme limitato di misure, il passo successivo consiste nello stabilire gli obiettivi. Gli obiettivi sono legati alle performance e consentono all'organizzazione It di dimostrare oggettivamente le modalità con cui sta raggiungendo i propri traguardi.

- Iniziative: quali iniziative sono necessarie per raggiungere gli obiettivi prestabiliti? L'ambiente sviluppato fino a questo punto consente all'It di identificare le iniziative necessarie per raggiungere i traguardi. Queste ultime richiedono anche la partecipazione di altre componenti organizzative, consentendo così allo staff It di avere un chiaro e corretto collegamento alla strategia complessiva dell'impresa.

- Processo di Management: infine, è necessario trasformare le Balanced Scorecard relative al'It in un processo di management che consenta revisioni periodiche delle performance. I partner dell'impresa continuano a essere coinvolti nel processo in atto.

 

Il risultato conclusivo è un nuovo modo di operare l'It con il coinvolgimento dell'intera impresa e con un chiaro collegamento tra l'organizzazione It e le attività dell'impresa supportate da quest'ultima.

Il motivo che spiega perché circa il 70% delle maggiori 500 società della lista di Fortune hanno implementato la metodologia delle Balanced Scorecard è da ricondurre al fatto che questa rappresenta un potente strumento per trasformare le strategie in azioni. Poiché le imprese dipendono sempre di più dall'Information Technology per raggiungere gli obiettivi delle proprie strategie, il management ha bisogno di uno strumento provato ed efficace che ne consenta l'implementazione. Le Balanced Scorecard It sono questo strumento.

 

Harry Chapman ha più di 30 anni di esperienza su un ampio insieme di discipline come It Management, finanza, operations e consulenza. La sua missione è quella di rendere le organizzazioni più efficaci nel raggiungimento dei loro obiettivi strategici. E' co-fondatore della Bay Area Consulting Group. Negli ultimi tempi Mr. Chapman ha assistito molte organizzazioni It e divisioni di grandi aziende a mettere in pratica le loro strategie e ottenere risultati anche con risorse limitate. Ha lavorato per diversi anni con David Norton alla Renaissance Consulting ed è stato Principal Consultant alla Wells Fargo Ondine Service. Ha preso il BS degree in Engineering alla Cornell University e un MBA alla Washington University. E' un Certified Management Consultant dell'Institute of Management Consultants.