Articolo del Mese - Aprile 2005

Rilevare i costi sulla base delle attività

by Ken Rau

La rilevazione dei costi basata sulle attività si è dimostrata uno strumento molto potente per le analisi di produttività a livello di linea di prodotto. Come risultato del successo di tale genere di rilevazione dei costi, molte società ne stanno estendendo l'uso con piena soddisfazione anche ad altre aree delle proprie catene del valore, comprese vendite e marketing, produzione e servizi ai clienti.

I risultati sono utilizzati per identificare e agire fino all'eventuale eliminazione di prodotti, clienti, partner di canale e aree geografiche non profittevoli. Forse in maniera ancora più importante, le scoperte effettuate con l'analisi dei costi basata sulle attività spesso servono da stimolo per i cambiamenti nelle strategie e tattiche di business o di sviluppo dei prodotti.

Anche se il successo di questo tipo di rilevazione dei costi nell'area dei prodotti ha indotto molti a estenderne l'uso in altre aree, è stato fatto ancora poco per applicarla alle funzioni relative all'Information Technology (It) dell'impresa. Questa estensione sembrerebbe molto efficace in termini di ritorno, sia dal punto di vista pratico immediato che in termini di potenzialità.

Le spese nell'area It spesso incidono per oltre il 10% del totale dell'impresa, per cui le migliorate efficienze nell'It, identificate e conseguite mediante l'applicazione dell'analisi dei costi basata sulle attività, possono influire positivamente e in maniera significativa sia sul profitto che sul valore dell'impresa per gli azionisti.

L'area It rappresenta un'estensione logica dell'analisi dei costi basata sulle attività. Fin dal momento dell?emergere dell'It e del suo riconoscimento come funzione chiave dell'impresa, il management It ha flirtato in continuazione con i principi dell'analisi dei costi basata sulle attività.

Questo è avvenuto, in primo luogo, come base per allocare, ovvero attribuire i costi della funzione alle altre componenti dell'impresa, sia per i costi delle transazioni ed elaborazioni che per lo sviluppo di nuovi sistemi, oltre che, infine, per la fornitura di apparecchiature o servizi di telecomunicazione.

In tempi più recenti, nel tentativo di fare riferimento al ben noto concetto di "Total cost of ownership", ovvero al costo complessivo di utilizzo dei sistemi e apparecchiature, i dipartimenti It hanno sempre di più fornito al management e agli utenti informazioni complete di costo basate sulle attività, pur senza identificarle con questa etichetta.

Risultati ottenuti

Le organizzazioni che adottano nell'area It la rilevazione dei costi basata sulle attività ottengono una serie di risultati spesso inaspettati, che comprendono la capacità di:

• Produrre confronti con la spesa It di altre organizzazioni di pari o migliore livello, con la possibilità di identificare le proprie anomalie e di suggerire le opportune azioni correttive all'interno dell?organizzazione; Rendersi conto dell'impatto finanziario di decisioni strategiche relative al budget It;
• Creare un modello delle future necessità It e generare scenari di budget alternativi;
• Identificare, nel portafoglio delle applicazioni, i sistemi da rimpiazzare perché si stanno approssimando al termine delle propria vita utile;
• Attribuire i costi dei progetti e della produzione dei sistemi in maniera più significativa, all?interno dell'intera organizzazione;
• Migliorare la comunicazione dei costi It all'alta direzione e agli utenti dell'It, mediante forme più comprensibili e familiari.

Date le necessità di documentazione dei processi relative all'analisi dei costi basati sulle attività, l?uso di questa tecnica nell'It promette anche performance più elevate e un migliore controllo e capacità di governo dell'impresa. Infine, la migliore efficacia dell'It derivante dall'applicazione di questa tecnica può contribuire in maniera significativa al successo complessivo dell'impresa, come fattore di migliore realizzazione delle sue strategie in termini di vantaggio competitivo e di trasformazione del mercato.

Frequentemente, è stato osservato che la funzione It è come un'impresa all'interno dell'impresa?, dotata di un processo di ricerca e sviluppo (sviluppo dei sistemi), di un processo di produzione (operatività dei processi), di un processo di manutenzione e di un processo di servizio ai clienti (help desk).

La rilevazione dei costi basata sulle attività è una tecnica pronta a essere applicata all'It con un buon effetto, così come altre pratiche di management, metodi e strumenti che hanno avuto origine altrove (budgeting, misura delle performance, pianificazione strategica e outsourcing) sono state applicate con successo anche in quest'area, con ottimi risultati.

Effetti della rilevazione dei costi basata sulle attività

Un esempio semplice di un modello di rilevazione dei costi basata sulle attività per l'area It illustra la potenza di questo approccio. La Figura 1 confronta la spesa It, in base alle attività di un'organizzazione ipotetica, con quella indicata da un benchmark relativo al settore economico in questione.Questo confronto rivela anomalie significative che possono derivare da circostanze particolari ma che, verosimilmente, mettono in luce problemi importanti all'interno della funzione It dell'organizzazione, tali da richiedere un'attenzione seria e urgente.

La società X spende molto meno nello sviluppo di nuovi sistemi, rispetto alla media del benchmark. È necessario comprenderne la ragione e assicurarsi che questo non crei un serio svantaggio competitivo, dovuto alla carenza d'investimenti in tecnologie necessarie.

Il rapporto tra le spese di manutenzione e i costi operativi risulta superiore di tre volte rispetto a quanto dovrebbe essere. Questa è un?indicazione molto forte che l'operatività della società è supportata da un insieme di applicazioni obsolete, che sono divenute molto difficili e costose da mantenere in efficienza.

Questa interpretazione risulterà rinforzata se avremo anche scoperto che l'attuale situazione di scarsi investimenti in nuovi sistemi riflette una pratica consolidata da molto tempo.

È possibile che il modello di spesa della società X sia consistente con la strategia dell'impresa, ma è molto più verosimile che riveli gravi rischi che debbono essere esaminati con la massima attenzione dalla dirigenza.

Figura 1

Un nuovo modo di pensare alla spesa It

La rilevazione dei costi basata sulle attività, applicata nell'area It, rappresenta un nuovo modo di pensare e organizzare la raccolta, analisi e presentazione dei dati relativamente alla spesa per l'Information Technology. Per quest'area, la rilevazione dei costi basata sulle attività non costituisce una differenza radicale rispetto alle tecniche convenzionali di reporting delle spese It.

Non è necessario soppiantare approcci ben consolidati, né rappresenta un concetto particolarmente complesso da comprendere. Al contrario, raccoglie e organizza sotto un unico mantello molteplici tecniche che si sono evolute intuitivamente per molti anni nel reporting finanziario nell'area It.

Applica principi fondamentali ben consolidati e comunemente accettati, fornendo un corpo di conoscenze per la comunicazione efficace con pari livelli e con il senior management.

Offre molte nuove tecniche di analisi e benchmark per identificare e affrontare inefficenze e rischi, oltre che per effettuare proiezioni nel tempo delle spese future.